IRIS Teknoloji Çözümleri Şikâyet Kanalı

Mevzuat ihlallerini bildiren ve yolsuzlukla mücadele eden kişilerin korunmasını düzenleyen 20 Şubat tarihli 2/2023 sayılı Kanun hükümleri uyarınca, şirketler, iş veya mesleki bağlamda, cezai veya idari nitelikte ciddi veya çok ciddi ihlalleri keşfeden ve bunları yukarıda belirtilen kanunda belirtilen prosedürler aracılığıyla bildiren kişileri korumakla yükümlüdür. Bu hükümlere uygun olarak, IRIS Technology Solutions bu Şikayet Kanalını uygun görenlerin kullanımına sunmaktadır. Bu kanal, yasalara ve Etik Kurallarımızda belirtilen ilke ve değerlere aykırı her türlü eylemi bildirmek için güvenli bir yol sağlar.

Ayrıca, olası işyeri veya cinsel taciz vakalarını bildirmenize ve geçerli politika ve yönetmeliklerle ilgili endişelerinizi veya şüphelerinizi dile getirmenize olanak tanır. IRIS Technology Solutions’ın kurumsal kültürü, etik davranış, şeffaflık ve hem mevcut mevzuata hem de iç düzenlemelere bağlılık ilkelerine dayanmaktadır. Bu değerler, tüm IRIS Technology Solutions çalışanlarına eylemlerinde rehberlik eder. Dürüstlük ve uyum kültürünü teşvik etme taahhüdü ile şirket, bu Şikayet Kanalını çalışanlarına, tedarikçilerine, iş ortaklarına ve profesyonel ilişkide bulunduğu veya bulunmuş olduğu diğer üçüncü taraflara sunmakta ve usulsüz davranış tespit edildiğinde bir iletişim kültürünü teşvik etmektedir. Tüm iletişimlerin gizliliği sağlanmakta, yürürlükteki yasalara uygun olarak usulsüzlükleri anonim olarak bildirme seçeneği sunulmakta ve iyi niyetli muhbirlere karşı misilleme yapılması kesinlikle yasaklanmaktadır.

Şikayet Kanalı, şirketler için dahili şikayet kanalı yönetim sistemleri sağlama konusunda uzmanlaşmış bir şirket olan Digital Products Development S.L.’nin sahibi olduğu Ithikios platformu kullanılarak IRIS Technology Solutions tarafından yönetilmektedir. Digital Products Development S.L., şirketin Uyum ekibine iletişimleri almak, saklamak ve göndermek amacıyla IRIS Technology Solutions ile sözleşmeye dayalı bir ilişkiye sahiptir. Ithikios, sözleşmeye dayalı işlemenin amacı için güvenlik ve gizliliği garanti eder.

ŞİKAYET KANALININ UYGULAMA ALANLARI

Ne tür şikayetler yapılabilir?

Çalışanlar, tedarikçiler, iş ortakları ve IRIS Technology Solutions ile bağlantılı üçüncü taraflar, yürürlükteki mevzuatın, Etik Kurallarımızın veya diğer iç düzenlemelerin ihlali anlamına gelebilecek herhangi bir eylemi bildirmek için Şikayet Kanalını kullanabilir. Özellikle, ciddi veya çok ciddi etik, cezai ve idari ihlallerin yanı sıra bunlarla ilgili her türlü şüphe veya sorgu bu kanal aracılığıyla bildirilmelidir.

Bu kanal, iş şikayetleri, şikayetçi ile başka bir kişi arasındaki kişisel anlaşmazlıklar, ödeme yapılmamasına ilişkin şikayetler, acil durumlar, söylentiler, acil eylem gerektiren acil durumlar için kullanılmamalıdır.

GİZLİLİK VE MUHBİRLERİN KORUNMASI

İhbar edilen olay yasal takibata uğramadığı sürece, ihbarda bulunurken kimliğini açıklamamayı tercih edenler için anonimlik garanti edilmektedir. Şirket, anonim muhbirin kimliğinin gizli kalmasını sağlamak için bilgisayar güvenlik önlemlerini uygulamaya koymuştur.

IRIS Technology Solutions, kullanılan kanal ne olursa olsun, bu tür muhbirlerin kimliğini proaktif olarak keşfetmeye çalışmayacaktır. Ancak, soruşturmayı kolaylaştırmak için muhbirlerin kendilerini tanıtmaları tavsiye edilir. İsmi verilen muhbirlerin kimliği en üst düzeyde gizlilikle ele alınacaktır.

ŞİKAYETİN İŞLENMESİ

IRIS Technology Solutions Şikayet Kanalına aşağıdaki bağlantıdan erişilebilir .

Şikayet Kanalı ayrıca IRIS Technology Solutions web sitesinde altbilgide de mevcuttur. Şikayet Kanalının yönetiminden sorumlu kişi müdür yardımcısı Joan Puig’dir.

Bir şikayet oluşturmak için web sitesine gidin ve yukarıda belirtilen bağlantıya tıklayın. Kanalda üç ana bölüm bulunmaktadır: Şikayetleri bildirmek için ‘Sorun bildir’, bir iletişim kodu ve şikayetin iletilmesinin sonunda verilen bir erişim kodu aracılığıyla bir şikayetin durumunu kontrol etmek için ‘Olay durumuna bakın’ ve kanalla ilgili yaygın şüpheleri ele alan ‘Sık sorulan sorular’.

Şikayetler web üzerinden yapılabilir veya yönetim arka ofisinden manuel olarak girilebilir (kağıt üzerinde veya yüz yüze bir toplantıda alınan şikayetler için). Şikayet süreci tanımlanmış bir zaman dilimine sahiptir:

İletişimin kabul edilmesi: Alınmasından itibaren 7 gün.
Soruşturmanın tamamlanması – Soruların çözülmesi: Kabulden itibaren 3 ay.

Haklı durumlarda sürenin 3 ay daha uzatılması imkanı.