Kanał reklamacji IRIS Technology Solutions

Zgodnie z przepisami ustawy 2/2023 z dnia 20 lutego, która reguluje ochronę osób zgłaszających naruszenia przepisów i zwalczanie korupcji, firmy są zobowiązane do ochrony osób, które w kontekście zawodowym lub zawodowym odkryją poważne lub bardzo poważne naruszenia o charakterze karnym lub administracyjnym i zgłoszą je za pomocą procedur ustanowionych w wyżej wymienionej ustawie. Zgodnie z tymi przepisami IRIS Technology Solutions udostępnia niniejszy Kanał skarg osobom, które uznają to za stosowne. Kanał ten zapewnia bezpieczny sposób zgłaszania wszelkich działań sprzecznych z prawem, a także z zasadami i wartościami określonymi w naszym Kodeksie Etyki.

Umożliwia on również zgłaszanie ewentualnych przypadków molestowania w miejscu pracy lub molestowania seksualnego, a także zgłaszanie obaw lub wątpliwości dotyczących obowiązujących zasad i przepisów. Kultura korporacyjna IRIS Technology Solutions opiera się na zasadach etycznego postępowania, przejrzystości i przestrzegania zarówno obowiązujących przepisów, jak i regulacji wewnętrznych. Wartości te kierują działaniami wszystkich pracowników IRIS Technology Solutions. Zobowiązując się do wspierania kultury uczciwości i zgodności z przepisami, firma udostępnia niniejszy Kanał skarg swoim pracownikom, dostawcom, partnerom biznesowym i innym stronom trzecim, z którymi utrzymuje lub utrzymywała relacje zawodowe, promując kulturę komunikacji w przypadku wykrycia nieprawidłowego postępowania. Zapewniona jest poufność całej komunikacji, dając możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a działania odwetowe wobec informatorów działających w dobrej wierze są surowo zabronione.

Kanał Reklamacji jest zarządzany przez IRIS Technology Solutions przy użyciu platformy Ithikios, należącej do Digital Products Development S.L., firmy specjalizującej się w dostarczaniu wewnętrznych systemów zarządzania kanałami reklamacji dla firm. Digital Products Development S.L. pozostaje w stosunku umownym z IRIS Technology Solutions w celu odbierania, przechowywania i wysyłania wiadomości do zespołu ds. zgodności z przepisami firmy. Ithikios gwarantuje bezpieczeństwo i poufność na potrzeby przetwarzania objętego umową.

OBSZARY ZASTOSOWANIA KANAŁU REKLAMACYJNEGO

Jakie rodzaje skarg można składać?

Pracownicy, dostawcy, partnerzy biznesowi i strony trzecie powiązane z IRIS Technology Solutions mogą korzystać z Kanału skarg w celu zgłaszania wszelkich działań, które mogą stanowić naruszenie obowiązujących przepisów, naszego Kodeksu etyki lub innych regulacji wewnętrznych. W szczególności za pośrednictwem tego kanału należy zgłaszać poważne lub bardzo poważne naruszenia etyczne, karne i administracyjne, a także wszelkie wątpliwości lub zapytania z nimi związane.

Kanał ten nie powinien być wykorzystywany do zgłaszania skarg pracowniczych, sporów osobistych między skarżącym a inną osobą, skarg związanych z brakiem płatności, nagłych wypadków, plotek, sytuacji awaryjnych wymagających natychmiastowego działania.

POUFNOŚĆ I OCHRONA INFORMATORÓW

Osobom, które wolą nie ujawniać swojej tożsamości podczas dokonywania zgłoszenia, gwarantowana jest anonimowość, chyba że zgłoszone zdarzenie ma być przedmiotem postępowania sądowego. Firma wdrożyła środki bezpieczeństwa komputerowego, aby zapewnić, że tożsamość anonimowego informatora pozostanie ukryta.

IRIS Technology Solutions nie będzie proaktywnie próbować odkryć tożsamości takich informatorów, niezależnie od używanego kanału. Zaleca się jednak, aby informatorzy zidentyfikowali się w celu ułatwienia dochodzenia. Tożsamość wskazanych informatorów będzie traktowana z najwyższą poufnością.

PRZETWARZANIE SKARGI

Kanał rozpatrywania skarg IRIS Technology Solutions jest dostępny za pośrednictwem poniższego łącza.

Kanał skarg jest również dostępny na stronie internetowej IRIS Technology Solutions w stopce. Osobą odpowiedzialną za zarządzanie kanałem skarg jest zastępca dyrektora, Joan Puig.

Aby utworzyć skargę, należy przejść do strony internetowej i kliknąć łącze wskazane powyżej. Kanał oferuje trzy główne sekcje: „Zgłoś problem”, aby zgłosić skargę, »Sprawdź status incydentu«, aby sprawdzić status skargi za pomocą kodu komunikacyjnego i kodu dostępu, który jest podawany na końcu komunikacji skargi, oraz »Często zadawane pytania«, które odpowiadają na typowe wątpliwości dotyczące kanału.

Reklamacje mogą być składane za pośrednictwem strony internetowej lub wprowadzane ręcznie z biura zarządu (w przypadku reklamacji otrzymanych na papierze lub podczas bezpośredniego spotkania). Proces reklamacji ma określone ramy czasowe:

Akceptacja komunikacji: 7 dni od otrzymania.
Zakończenie dochodzenia – rozwiązanie zapytań: 3 miesiące od przyjęcia.

Możliwość przedłużenia tego okresu do 3 miesięcy w uzasadnionych przypadkach.