Canal de Reclamações da IRIS Technology Solutions
De acordo com as disposições da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infracções regulamentares e combatem a corrupção, as empresas são obrigadas a salvaguardar as pessoas que, no contexto laboral ou profissional, descobrem infracções graves ou muito graves de natureza penal ou administrativa e as denunciam através dos procedimentos estabelecidos na referida lei. Em conformidade com estas disposições, a IRIS Technology Solutions coloca este canal de denúncia à disposição daqueles que o considerem oportuno. Este canal constitui uma forma segura de comunicar qualquer ação contrária à lei, bem como aos princípios e valores estabelecidos no nosso Código de Ética.
Também permite relatar possíveis casos de assédio moral ou sexual no local de trabalho, bem como levantar preocupações ou dúvidas sobre políticas e regulamentos aplicáveis. A cultura empresarial da IRIS Technology Solutions baseia-se em princípios de comportamento ético, transparência e cumprimento da legislação em vigor e dos regulamentos internos. Estes valores orientam as acções de todos os colaboradores da IRIS Technology Solutions. Com o compromisso de fomentar uma cultura de integridade e compliance, a empresa disponibiliza este Canal de Denúncias aos seus colaboradores, fornecedores, parceiros de negócios e outros terceiros com os quais mantém ou manteve relações profissionais, promovendo uma cultura de comunicação quando detectadas condutas irregulares. É assegurada a confidencialidade de todas as comunicações, sendo facultada a possibilidade de comunicar irregularidades de forma anónima, de acordo com a legislação em vigor, sendo estritamente proibida a retaliação contra denunciantes de boa-fé.
O canal de denúncias é gerido pela IRIS Technology Solutions, utilizando a plataforma Ithikios, propriedade da Digital Products Development S.L., uma empresa especializada no fornecimento de sistemas de gestão de canais de denúncias internos para empresas. A Digital Products Development S.L. tem uma relação contratual com a IRIS Technology Solutions para efeitos de receção, armazenamento e envio de comunicações à equipa de Compliance da empresa. A Ithikios garante a segurança e a confidencialidade para efeitos do tratamento contratado.
ÁREAS DE APLICAÇÃO DO CANAL DE DENÚNCIAS
- Que tipos de denúncias podem ser feitas?
Colaboradores, fornecedores, parceiros de negócios e terceiros vinculados à IRIS Technology Solutions podem utilizar o Canal de Denúncias para relatar qualquer ação que possa constituir uma violação da legislação vigente, do nosso Código de Ética ou de outras normas internas. Em especial, as infrações éticas, penais e administrativas graves ou gravíssimas, bem como quaisquer dúvidas ou questionamentos a elas relacionados, devem ser reportadas por meio desse canal.
Este canal não deve ser utilizado para queixas laborais, conflitos pessoais entre o queixoso e outra pessoa, queixas relacionadas com falta de pagamento, emergências, rumores, situações de emergência que exijam ação imediata.
CONFIDENCIALIDADE E PROTECÇÃO DOS DENUNCIANTES
O anonimato é garantido a todos os que preferem não revelar a sua identidade aquando de uma denúncia, exceto se o facto denunciado for objeto de um processo judicial. A empresa implementou medidas de segurança informática para garantir que a identidade dos denunciantes anónimos permanece oculta.
A IRIS Technology Solutions não tentará proactivamente descobrir a identidade de tais denunciantes, independentemente do canal utilizado. No entanto, recomenda-se que os denunciantes se identifiquem para facilitar a investigação. A identidade dos denunciantes nomeados será tratada com a máxima confidencialidade.
PROCESSAMENTO DA DENÚNCIA
O Canal de Denúncias da IRIS Technology Solutions pode ser acedido através da seguinte ligação.
Para criar uma denúncia, aceda ao sítio Web e clique na ligação indicada acima. O canal oferece três secções principais: ‘Reportar problema’ para reportar denúncias, ‘Consultar estado do incidente’ para verificar o estado de uma denúncia através de um código de comunicação e de um código de acesso que é fornecido no final da comunicação da denúncia, e ‘Perguntas frequentes’ que aborda dúvidas comuns sobre o canal.
As reclamações podem ser efectuadas via web ou introduzidas manualmente a partir do backoffice de gestão (para as reclamações recebidas em papel ou em reunião presencial). O processo de reclamação tem um prazo definido:
- Aceitação da comunicação: 7 dias a partir da receção.
- Conclusão da investigação – Resolução de dúvidas: 3 meses a partir da aceitação.
- Possibilidade de alargar o prazo para mais 3 meses em casos justificados.
