Canale dei reclami di IRIS Technology Solutions
In base a quanto previsto dalla Legge 2/2023 del 20 febbraio, che disciplina la tutela dei soggetti che segnalano violazioni di norme e la lotta alla corruzione, le aziende sono tenute a tutelare i soggetti che, in ambito lavorativo o professionale, riscontrano violazioni gravi o gravissime di natura penale o amministrativa e le segnalano attraverso le procedure previste dalla suddetta legge. In conformità a tali disposizioni, IRIS Technology Solutions mette a disposizione di coloro che lo ritengono opportuno questo canale di whistleblowing. Questo canale offre un modo sicuro per segnalare qualsiasi azione contraria alla legge, nonché ai principi e ai valori stabiliti nel nostro Codice etico.
Consente inoltre di segnalare eventuali casi di molestie sul posto di lavoro o sessuali, nonché di sollevare dubbi o perplessità sulle politiche e sulle normative vigenti. La cultura aziendale di IRIS Technology Solutions si basa su principi di comportamento etico, trasparenza e rispetto della legislazione vigente e dei regolamenti interni. Questi valori guidano tutti i dipendenti di IRIS Technology Solutions nelle loro azioni. Con l’impegno di promuovere una cultura dell’integrità e della conformità, l’azienda mette a disposizione dei propri dipendenti, fornitori, partner commerciali e altre terze parti con cui intrattiene o ha intrattenuto rapporti professionali il presente Canale Whistleblower, promuovendo una cultura della comunicazione in caso di rilevamento di comportamenti irregolari. Viene garantita la riservatezza di tutte le comunicazioni, offrendo la possibilità di segnalare le irregolarità in forma anonima, in conformità con le leggi vigenti, e sono severamente vietate le ritorsioni nei confronti di chi denuncia in buona fede.
Il canale di whistleblowing è gestito da IRIS Technology Solutions tramite la piattaforma Ithikios, di proprietà di Digital Products Development S.L., società specializzata nella fornitura di sistemi di gestione dei canali interni di whistleblowing per le aziende. Digital Products Development S.L. ha un rapporto contrattuale con IRIS Technology Solutions per la ricezione, l’archiviazione e l’invio di comunicazioni al team Compliance dell’azienda. Ithikios garantisce sicurezza e riservatezza ai fini del trattamento contrattuale.
AREE DI APPLICAZIONE DEL CANALE WHISTLEBLOWING
- Quali tipi di reclami possono essere presentati?
I dipendenti, i fornitori, i partner commerciali e i terzi collegati a IRIS Technology Solutions possono utilizzare il Canale Whistleblowing per segnalare qualsiasi azione che possa costituire una violazione della legislazione vigente, del nostro Codice etico o di altri regolamenti interni. In particolare, le violazioni etiche, penali e amministrative gravi o gravissime, così come qualsiasi dubbio o domanda ad esse relativa, devono essere segnalate attraverso questo canale.
Questo canale non deve essere utilizzato per reclami di lavoro, controversie personali tra il reclamante e un’altra persona, reclami relativi a mancati pagamenti, emergenze, voci, situazioni di emergenza che richiedono un intervento immediato.
RISERVATEZZA E PROTEZIONE DEGLI INFORMATORI
L’anonimato è garantito a coloro che preferiscono non rivelare la propria identità quando effettuano una segnalazione, a meno che l’evento segnalato non debba essere perseguito per vie legali. L’azienda ha implementato misure di sicurezza informatica per garantire che l’identità degli informatori anonimi rimanga nascosta.
IRIS Technology Solutions non cercherà in modo proattivo di scoprire l’identità di tali informatori, indipendentemente dal canale utilizzato. Tuttavia, si raccomanda agli informatori di identificarsi per facilitare le indagini. L’identità degli informatori nominati sarà trattata con la massima riservatezza.
ELABORAZIONE DEL RECLAMO
Il canale Whistleblowing di IRIS Technology Solutions è accessibile al seguente link.
Per creare un reclamo, accedere al sito web e fare clic sul link indicato sopra. Il canale offre tre sezioni principali: ‘Segnala problema’ per segnalare i reclami, ‘Consulta lo stato dell’incidente’ per verificare lo stato di un reclamo tramite un codice di comunicazione e un codice di accesso che viene fornito al termine della comunicazione del reclamo, e ‘Domande frequenti’ che risponde ai dubbi più comuni sul canale.
I reclami possono essere inoltrati via web o inseriti manualmente dal backoffice di gestione (per i reclami ricevuti su carta o in un incontro diretto). Il processo di reclamo ha una tempistica definita:
- Accettazione della comunicazione: 7 giorni dal ricevimento.
- Completamento dell’indagine – Risoluzione dei quesiti: 3 mesi dall’accettazione.
- Possibilità di estendere il periodo ad altri 3 mesi in casi giustificati.
